セルフマネジメントと手帳

毎年同じ手帳を使っている人も多いと思いますが…
・生活や仕事のスタイルが変化した人
・今、使っている手帳やアプリに不満を感じている人
・スマホで手帳の出番はなくなってきたと思う人
など、年末が迫ってくると来年の手帳どうしよう、
って思う人も少なくないですよね。


■ 私の手帳迷走

私が手帳を使うようになったのはやはり社会人になってからですが、
最初はちょっとしたスケジュールを書ける小さな手帳、そのうち書くことが多くなりシステム手帳になりましたが、それも様々な変遷があり、そして昔、電子手帳などというデバイスも様々にあり、新しいものが出るとそれを併用したりと、ここまでは書き込む情報がどんどん肥大化し、革のシステム手帳を自分の要望を全部詰込んでオーダーで作ってもらったこともありました。

その後、PCの普及、発達によりデジタルに移行するようになっていきますが、一方で手書きの手帳というより、日記のようなものの重要性を感じ、「ほぼ日手帳」など、1日1ページ書ける手帳を長く使っていました。
ところが、1日1ページでは足りない日や逆に全く書かない日もあり、白紙のページには罪悪感すら感じてしまうのも、何か本末転倒のように感じ、今では、アナログはただのノートを使うようになっています。


■ そして現在も迷走

一方、スケジュール管理はGoogleカレンダーにアウトルックから移行し定着していますが、クラウドに対する不安から、アクセスやエクセルなどでも作ってみて併用する、というようなことをずっとやっていて、いつまでも一定のパターンに落ち着かないままです。

そこで、試しに今必要と思っている手帳フォームをエクセルでつくってみました。
よく考えてみると、手帳に求めるのは予定管理機能だけではなく、日記的機能まで求めていることがわかり、そのためピッタリとくるものがないことに改めて気づきました。

予定管理に求めるのはタイムマネジメント、
日記的機能に求めるのはセルフマネジメント、
セルフマネジメントをサポートするには、様々な機能が必要になり際限がありませんが、最低限のフォームを入れました。

使用法の説明もありますので、ダウンロードして試してください。

【無料Excel手帳:ダウンロード】

Daily Sheets


■ セルフマネジメント

「セルフマネジメント」というと若手の研修テーマと思う方も多いと思います。確かに社会人の基礎中の基礎だと思いますが、基礎だから簡単にクリアできるものというわけではなく、生涯にわたって、セルフマネジメントの質を高め続けていくことは課題であり、その成否が未来を決めると言っても過言ではないと思っています。

「セルフマネジメント」は、狭義にはタイムマネジメントと解されることも少なくありませんが、決してそれだけの意味ではありません。たとえて言うなら、「自分自身の取扱説明書」を常に現在の自分に合わせて改訂し続け、それに応じた生き方をしようというものだと思います。

例えば、社会人1年目は右も左もわからないことだらけ。誰の指示に従って、何をすればよいのかもわからず、不安のうちに時間は過ぎ、2年目突入ということになるのと、
自分は今、何を果すことを求められているのか、それに対して何が得意で、何が不得手なのか、任される業務だけではなく、職場の人間関係の課題に自分自身はどのような感情的反応をし、どのように対処できるのかなどを、経験しながら徐々に置かれている環境と自己の理解を深めながら1年を過ごすのとでは、たった1年でも雲泥の差が生じます。

配属先の上司や先輩がたまたま新人に配慮が行き届き余裕を持って支援してくれる人だったならば、本人自身のセルフマネジメントが未熟でも、適切に導いてくれることもあるでしょう。しかし、いかに組織が人材育成を謳っていても、それぞれの職場事情もあり、優しい上司や先輩に出会えるとは限りません。

また、仕事を引退し、どうしてもしなければならないことはなくなり、自由な時間が急に増えた時、どうしてもしたいと思っていたことに取り掛かる人と、何をして好いのか、特別にしたいことなど思い浮かばない人とでは、充実度、幸福度に大きな差が生じます。時間を持て余す退屈は、何にも興味が湧かない、自分の気持ちが行動に向かう対象がないという状態ですから、不幸です。

恐らくこの状態が続けば、体力、気力は一気に減衰し、身体の抵抗力も低下していきますから、自分で自分のことができない時間を長く過ごさなければならなくなりそうです。

このように、人生において自分自身も周囲の環境も変化していきますから、それに応じた「自分自身の取扱説明書」が必要になると思います。つまり、自己理解を深める、更新するということです。


■セルフマネジメントと手帳

手帳にスケジュール管理の機能だけを求めるならばデジタル・ツールの方が便利で間違いも減らせますから、それだけを目的にしている人にとって紙の手帳は不要でしょう。

しかし、セルフマネジメントの質を高めていくためには、手書きの手帳や日記が必要です。

手帳と日記の違いは、手帳は未来管理が主であり、日記は過去の経験・行動の記録、あるいはふりかえりが主です。スケジュールを書き込む際には、通常未来の予定を書き込みます。しかし、それが過ぎ消化されたならば、その記録は過去の記録となりますので、その役割も日記的役割に変化します。

しかしそれだけでは、タイムマネジメントにはなって

も、セルフマネジメントにはなりません。そのためには「ふりかえり」が必要

です。ふりかえりの時間を研修の中ではよく設けられることがありますが、適切なふりかえりには図に示した要素が必要です。

reflection


■ふりかえり

少し硬い表現ですが、ふりかえりには、
・行動の結果:どのような状態になったのか
・結果の評価:その結果は、望んでいた状態にどれ程近づいたのか
・原因の分析:自分、環境(外部)それぞれどのようなことが原因か
・仮説の設定:では、次にどのようにすればよいか

というような要素があれば、その経験から自分や環境(外部)について、1つ学習し、次に活かすことができます。しかし、この自ら考えるプロセスを経ずに行動し続けても、必ずしも望む結果に近づけない可能性が高くなります。

このように、ふりかえりのプロセスを繰り返すことで、セルフマネジメントの質を高めていき、望む結果にも近づきやすくなるということです。

その日の行動のふりかえりを一言だけでも日々手帳に記すようにすると習慣化しやすいと思います。しかし、思いついたふりかえりが必ずしもその日のイベントに紐付いているとは限りません。そのような場合は、フリーメモにタイトルをつけて記しておくとよいでしょう。

更に、この蓄積をふりかえり、読み返していくと「自分自身の取扱説明書」ができていきます。あとで自分自身の思考の変遷を読み取ることもできる貴重な財産になるでしょう。

今回作成したExcel手帳は、セルフマネジメントの質を高められるようフォームを設計してみました。

印刷の既定設定はA5サイズを基本にしていますが、拡大縮小も可能です。
また、エクセルのまま、入力することもできるようにしています。

月間 ダイアリー自己理解シート ビジョンシート

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